Gestão de telecom

Gestão de telecom: 7 dicas para fazer de forma eficiente na empresa

Nenhum gestor quer enfrentar prejuízos de qualquer espécie ou ver que seu negócio não está produzindo tanto quanto poderia. Para evitar isso, é imperativo fazer análises rigorosas das ferramentas que a empresa possui e a forma como são usadas pelos seus colaboradores. Assim, algo que nunca pode ser deixado de lado são os recursos de telecomunicações. A boa gestão de telecom é benéfica para você e seus investimentos.

Essa atividade envolve, basicamente, a estrutura de telecom, que pode ser telefonia fixa, móvel e internet. Ela examina o uso que tem sido feito desses recursos e cruza as observações com o retorno financeiro que a empresa tem obtido. A boa gestão de telecom elimina gastos desnecessários e aumenta a fluidez dos negócios. Isso é fundamental se a sua atividade principal envolve vendas ou marketing ativo.

Quer maximizar sua produtividade e cortar custos? Então, confira 7 dicas sobre como fazer uma gestão de telecom eficiente!

1. Faça um inventário

Você sabe onde estão todos os aparelhos telefônicos fixos, móveis e equipamentos que usam a internet na sua corporação? Sabe se todas as linhas telefônicas são utilizadas? A gestão de telecomunicações faz esse trabalho.

Ela vai descobrir, por exemplo, se há aparelhos ou linhas sem uso ou subutilizadas. Um levantamento bem feito dos equipamentos disponíveis, da quantidade de planos de voz e dados contratados, bem como da capacidade deles pode mostrar se o seu dinheiro está sendo bem empregado ou não. Outro ponto a ser considerado pela gestão de telecom é o estado em que estão os seus aparelhos e se precisam de manutenção preventiva ou corretiva.

2. Reveja os contratos com a gestão de telecom

Você deve, junto à equipe de gestores de telecom, analisar se realmente precisam de tudo o que já têm. É muito fácil cometer o erro de contratar um pacote de voz ou dados sem antes especular o que está sendo comprado. Isso pode acontecer por causa da rapidez com que você e seus colaboradores precisam tomar decisões, já que têm prazos curtos para muitas tarefas.

Se tomarmos como exemplo um serviço de banda larga de internet, é preciso considerar se há real necessidade da atual taxa de velocidade. Algumas empresas fornecedoras de serviços móveis podem oferecer pacotes para empresas com determinado número de linhas e opções que talvez nem se adéquem aos padrões de uso pela sua empresa.

3. Utilize centrais telefônicas

Centrais telefônicas são equipamentos de supervisão de ações relativas ao uso das linhas de telefone. É possível saber quem ligou, para quem ligou, por quanto tempo, entre outras informações relevantes. Isso pode ajudar a tomar decisões que podem reduzir gastos e melhorar a produtividade. Controle é a palavra-chave.

4. Centralize e mapeie processos

Não deixe que faturas e documentos relativos aos serviços de telecomunicação fiquem “rodando” sem direção dentro da sua empresa. As boas práticas em gestão de telecom incluem controlar, auditar e organizar processos de forma centralizada para que seja apresentada a você, administrador, uma visão global da utilização das suas ferramentas.

Sobre auditoria, a gestão de telecom também faz o trabalho de contestar cobranças indevidas detectadas em faturas.

5. Conscientize seus colaboradores

Os próprios colaboradores podem ajudar os gestores quanto à utilização dos recursos de telecom. Uma providência que pode ser tomada é a realização de reuniões ou palestras, bem como treinamentos sobre o uso das linhas de telefone e transmissão de dados. Como seus colaboradores estão fazendo uso desses instrumentos? Há muitas ligações particulares?

Uma empresa especializada pode promover, entre seus funcionários, uma coleta de dados sobre as características da utilização que as equipes estão fazendo e recebendo. Quem lidera um negócio deve incentivar as melhores práticas.

O uso de mensagens instantâneas, como o WhatsApp, que por muitas vezes não é tarifado pelas empresas provedoras de dados, pode ser suficiente para resolver assuntos que comumente seriam tratados por telefone.

Uma empresa especializada em gestão de telecom também pode decidir se a política do BYOD (Bring Your Own Device), em que colaboradores usam seus próprios aparelhos em determinados trabalhos, é benéfica ou não.

6. Aposte na automação

Pôr em uma planilha ou fazer um relatório com gráficos sobre ligações telefônicas e uso da internet pode não ser um problema se uma empresa decidir fazer tal controle por conta própria. Porém, como em qualquer procedimento, pode haver erros humanos, o que faz com que os resultados sejam comprometidos e não reflitam a realidade.

Infelizmente, não podemos descartar a hipótese de má-fé na elaboração de um controle como esse. Então, está se tornando tendência o uso de softwares que automatizam esses controles. Assim, geração de relatórios de controle dos recursos de telecom, tabulação de notas e faturas e programação de manutenções podem todas ser feitas sem erros, ou com a mínima margem.

Trata-se de um software do tipo ERP (Enterprise Resource Planning, ou planejador de recursos empresariais), que pode também se integrar a outros setores da corporação.

 7. Contrate uma consultoria

Como vimos, são muitas as tarefas para se ter uma gestão eficaz de telecom. Por isso, o que você acha de ter o apoio de uma empresa especializada em gestão de telecom? Você, seus colaboradores e seu negócio vão se beneficiar bastante! Na hora de gerenciar seus recursos de telefonia e internet, você pode contar com a Connectoway.

Quer organizar suas faturas, ganhar tempo, aumentar a produtividade do seu negócio, aproveitar melhor o potencial dos seus colaboradores e ainda modernizar os seus métodos de trabalho? Você só tem a ganhar com os serviços da Connectoway.

Com o know-how em todos os pontos que elencamos aqui, a Connectoway já tem 20 anos de experiência no ramo, conta com soluções de gestão de telecom para sua empresa e, por isso mesmo, tem tudo o que é necessário para favorecer seu negócio, tornando-o cada vez mais produtivo e, principalmente, sem ter que arcar com custos desnecessários.

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